http://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5028713&page=1
做對２５件事，戒掉你的加班病
- 2009-10
- Cheers雜誌109期
- 作者：祝康偉
時間管理：永遠跑在Dead line之前！
第1招 養成一次就把事情做好的習慣
有些事情一旦決定就無法回頭，即使能挽回，也得花數倍力氣調整，時間耗掉大半。
「第一次就做對」是一種「預防」的心態，只要事前多花時間溝通，想清楚再動手，確立對的方向，若事後需要調整，就不會太過離譜。
第2招 掌握工作的輕重緩急
工作時間的運用要非常有效率，關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」，而非「先來的先做，後來的後做」。
所謂「輕重緩急」，可依「緊急」、「重要」的程度，分為4個象限。首先，你得優先完成落在「重要且緊急」的事項，其次，想過一個有效、規律的生活，你必須在「重要不緊急」的第2優先象限中，放較多比例的時間，因為它強調「計劃」與「預防」，容易助你成功。
若你發現自己常被第3象限「緊急不重要」的瑣事所困，你需要學會對不重要的事情說「不」，若第4象限「不重要不緊急」的項目花掉你太多時間，代表你不清楚想要什麼，應該重新審視自己的目標設定。
第3招「前半主義」法
既然排出了工作的順序，日本效率專家松本幸夫在《戒掉你的加班病》書中提醒，你除了得為每個任務定出時間限制，還得奉行「前半主義」：「在時限的前半段就提前完成大半的工作。」
例如，時限是「一天」，請在中午前提前完成；時限是「一週」，請在3天內提前完成，更長的時限，亦是以此原則類推。
一旦你逼著自己在前半期提前完成大半的工作目標，後續不僅有充分調整的空間，心情也會比較輕鬆，更容易獲得主管正面評價。
第4招 一日之計在於「昨夜」
為增進工作效率，縮短進辦公室的「熱機」時間，前一晚就該訂定隔天計劃。每晚睡前，不妨將明天要達成的目標記下來，按重要程度編順序。隔天一早，即可馬上著手第1個目標，達成後再繼續實現第2個目標，一路堅持做下去。
第5招 每天提早2小時上班
日本時間管理專家高井伸夫在《早上10點以前搞定工作》書中建議，早上1小時工作效率可抵下午的2、3個小時。因此，不妨往前挪兩個小時，早上7點進辦公室，既可避免通勤塞車之苦，還能保有晨間不受打擾的時光，專心思考一天的工作，效率更佳。
第6招 活用零碎時間
無論是會議或業務拜訪，難免有等待的零碎時間，不妨趁空檔打個電話，擴展人際關係，反覆翻閱行事曆，以免遺忘小事或約會，或在隨身的小記事本，即興記錄一些想法，把握這個做計劃、企劃的好時機。
第7招 阻擋不必要的干擾
「專注」是忘卻壓力、發揮高效率最好的辦法。工作中途遇到干擾時，例如當老闆突然交辦事情，或有臨時會議召開，若非迫切到非得馬上執行，不妨請求給予短暫時間，將手邊事項收尾，以免回頭又得曠日廢時。
另外，對於電話與電子郵件，不妨依公私或對象的重要性，在繁忙之際做一區隔，以減少不必要的干擾。例如，你可以申請2個行動電話號碼或不同的帳號，以管理回覆的時機，好留出塊狀時間，讓自己能專心處理要事。
第8招 用「異類組合法」增加幹勁
在訂立工作計劃時，松本幸夫認為，要提高工作效率，可藉不同類型的項目交替組合，避免同一工作聚焦太久，產生慣性疲乏。
他建議，可以在「上午」和「下午」進行完全不同性質的工作內容，例如，上午用頭腦，可以開會、蒐集資料，下午動身體，以會見客戶為主等。
第9招 重要的「準備時間」不可省
松本幸夫發現，很多人為了省時，矯枉過正地把有助於工作效率的「準備時間」都省略掉，譬如，「簡報前的預演」、「開會前與跨部門主管簡單會前磋商」。
事實上，這些簡單的步驟，不僅能讓會議更為順暢，因磋商有了初步共識，還能避免會議過度冗長，或再三召開，浪費大家時間。
目標管理：以專案管理管好你的工作！
第10招 明確取得老闆的書面指示
如果老闆交派給你任務，只有口頭說明，卻沒有太多指示，此時不妨以一個「專案負責人」的角色，試著明確取得老闆給你的承諾，例如經過他核准的企劃書，否則光靠口頭說明，容易對結果產生認知上的差距，埋下衝突的種子。
第11招 把工作當牛排，由大變小
當了解需求後，松本幸夫指出，不妨將任務當作牛排，「切成可以直接入口的大小」，意思是把工作分割成可以快速完成的小型任務。
一般而言，就是執行前所列的「工作分解結構」，其中「樹狀圖」就是一例：先把第一層架構列出來，再列出每個項目下的細項，並寫上預估交期，若牽動團隊合作，各項分工還得標明負責人。
第12招 定期報告工作進度
訂出計劃進度後，切記一定要設里程碑，每星期或每天檢查進度，查看是否按照原先設定的方向和目標走，如果沒有，要修正或趕快補足，且得定時向老闆報告，協助他掌握案子的進程，降低突發狀況機率。
第13招 記取成功或失敗的經驗
每次的任務內容或許不盡相同，但卻很容易從中找到相同的錯誤，或是可套用的成功通則，所以，不妨以專案管理結案時「歸檔」的概念，將這些寶貴的經驗記下來，放進自己的筆記本裡，未來將成為自己的「大補帖」，更能大幅縮短摸索的時間。
情緒管理：讓自己變得更有彈性！
第14招 善用「杯子理論」
新竹市生命線協會總幹事何宇欣以「杯子」來形容「抗壓力」。他認為，當壓力像水龍頭源源不絕，好的飲食、睡眠、運動習慣，往往可以讓杯子容量加大。
另外，因工作型態趨於複雜，一人分飾多角成為常態，例如，在職場上既是主管、員工、專案負責人、供應商，回到家又得扮演父母、子女、照顧者的角色。
由於每個角色背後都有對應的責任，在工作負擔與時間壓力交逼下，常會造成角色混淆、衝突，讓人心力交瘁。
何宇欣建議，可以運用「杯子理論」，把每個角色看作一個杯子，掌握「單純化」的原則，不讓角色重疊，就能避免壓力像水一樣滿載。他舉例，當下班回家路上，不妨透過自我暗示，練習丟掉公司的包袱，換上父母的角色，「等於更替了一個新的杯子承載壓力，才不會將工作的情緒帶回家庭，弄得生活一團亂。」
第15招 儲備傾聽的對象
平常就儲備一些可以「倒垃圾」的對象，也是防止失控的好方法。
要如何找到適合的傾聽者，首先，最好往沒有利益衝突或競爭關係的交友圈尋找，以免成為打擊你的題材，鑄下另一個「禍從口出」的壓力源。
其次，具備「誠懇有耐心」、「不急著反駁或否定你」、「不會太快給你建議」特質的人，才會讓你暢所欲言。
值得提醒的是，這一類的人，可以是另一半、親友或網友，你平時是否付出關心，或有對等的回饋，才能換得長期支持的保證。
第16招 準備心情急救箱
壞情緒常會讓人失去理智，新竹市生命線協會員工協助服務中心督導黃智儀建議，為了喚醒自己的正向經驗，不妨在辦公室的角落，準備一個「心情急救箱」。
所謂「心情急救箱」就是以紙條的方式，貼在某個小角落，寫著能讓自己情緒好轉的「藥箋」，例如，「壓力大時可以找誰」、「可以去吃什麼美味」、「立刻送自己一束花」等。
有了這些平日準備好的「提醒」，在危急時刻，常能發揮小兵立大功之效，幫自己暫度低潮。
第17招 立即離開高壓場合
當焦慮與憤怒即將引爆時，何宇欣指出，立即先離開刺激源，出去走走，壓力指數自然會下降。
若對象是老闆，無法說走就走，就用「注意力轉移法」替自己戴上「心靈耳塞」，他笑說，七年級常有的「失神」，便是將情緒暫時抽離，面對高壓也是不錯的辦法，畢竟在怒不可抑時處理問題，兩造雙方都在氣頭上，不僅不能解決事情，一旦衝突後果更難以收拾。
第18招 意見不合時要先站在對方立場想
人際溝通專家黑幼龍建議，當你和別人意見相左時，尤其是上司，不要直接把想法脫口而出，第1步應該要先表達你的「同理心」，表示你可以理解對方的想法，或為什麼如此生氣。第2步，和對方站在一起，表達過去自己的想法也和他一樣，認為事情應該這樣做。最後第3步，再把自己的想法講出來。利用這種漸進溝通的方法，往往可以把你的意見順利傳達給對方，不會引起不悅。
第19招 找到專屬的平靜方法
關於不明所以的「悶」或「煩」，台大醫院臨床心理中心主任鄭逸如指出，平日處於高壓的上班族，非常需要在急速中，找到放慢自己的方法，才能從平靜中找出失控的癥結。
她分析，聽音樂、旅行、戶外踏青、到有宗教意味的地點，都是獲得平靜的方式。雖然馬拉松看似動態，但當從事的活動符合「規律、重複的動作」，皆能帶來「穩定平靜」，其中，最重要的是適合自己的步調，才會產生效果，所以，「這個平衡的工具，得從平常自己的喜好中尋找，」鄭逸如強調。
第20招 自我暗示法
「當大腦放鬆之後，整個人也放鬆下來，這是由中樞影響到周邊的原理，」鄭逸如分析，當壓力大到無法承受時，常用的「自我暗示法」即是由此原理而來。
此方法是將注意力，由紛亂的思緒導引到自己的心跳、呼吸，感受手掌心的溫度，因為身體功能是有節奏的，當你不再固著於某一點，而是自由的來回在內在不同的聲音間，焦慮的感覺就會慢慢消失，靜坐、冥想就是運用相同的道理。
第21招 運用「認知治療法」恢復理智
鄭逸如分析，人性中難免存有習慣誇大、擴大事情失敗程度的習性。
當你快被非理性情緒淹沒時，不妨運用心理學大師貝克的「認知治療法」，試著問自己3個問題：
．當你這麼想時，有沒有客觀證據支持？
．即使有了證據，還有沒有其他可能性？
．若證據、可能性皆如自己所料，可以自問：
「會有多糟？最壞的狀況，要如何應付？」
當你誠實面對，發現並非死路一條，就會很快排解高壓帶來的慌亂，開始理性地思考下一步。
第22招 在情緒低潮恢復生產力
許多人常會因為感情或突發的衝突，讓一天或一週的工作停擺，此舉不僅讓辦公室氣氛緊張，更會讓自己的能力受到質疑。
因此，曾任美商3M、雅芳公私教育訓練主管多年，現為業務銷售顧問的王亞蘭建議，在工作場合情緒來時，先試著靜下心完成一件事情，就會有力氣再去做第2件事。
若實在難以控制，可採取「刪除法」，暫時排除所有事情，讓自己「放空」。不過，仍得設想備用方案，並縮短發洩時間，才能獲得主管的諒解。
第23招 維持良好人際關係
王亞蘭認為，由於工作時間佔了一天的6成，情緒好壞常繫於同事間的相處，所以，平日在人際關係投資不可少：當同事向你求救，你可以當他的及時雨。即使當下無法幫忙，也能替他想出變通方案，下次當你有多樣緊急又重要的事得完成，他就可能在第一時間出手相助。
另外，與人共事要尊重對方的時間，凡事守時、有效率，有了良好印象，若有合作機會，他便會優先排給你。
第24招 抱持好奇心看待差異
有時候人際之間出現衝突，是因為彼此個性相差大，看對方不順眼，如果試著用另一種角度和眼光看待，也許就沒那麼氣了。
黑幼龍的妙方是，常對別人保持一顆「好奇心」，像很多「三、四、五」年級主管不喜歡「七年級」屬下的工作方法或態度，但黑幼龍卻特別喜歡找年輕人聊天，更深入了解他們的想法，就不會把焦點一直放在世代價值觀的差異上，有時候甚至從談話過程中得到許多靈感，反而有意外收穫。
第25招 改變別人，不如先改變自己
工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，為使溝通更為順暢，有時要改變別人，不如先改變自己。
此舉並非要全然棄守自己的「尊嚴」，而是在工作模式保持一定的「彈性」，平常互動時，多觀察對方的工作習慣，找到彼此接受的合作模式，才能和諧相處、取得共識，讓流程的進行可以更有效率，避免時間與資源的浪費。
當你具備「利他」的精神，在團隊中游刃有餘，便能凸顯你的能力與領導特質，不僅會受到同儕的歡迎，更容易獲得老闆的拔擢
發佈留言